प्रश्न- औपचारिक संगठन की विशेषताएँ बताइये।

उत्तर -

औपचारिक संगठन की विशेषताएँ

वैधानिक आधार, स्थायित्व, चेतनापूर्वक निर्माण, नियमों एवं संरचना की स्पष्टता, इस प्रका संगठन की विशेषताएँ होती हैं। प्रत्येक औपचारिक संगठन में ढाँचे की एक सूची या निश्चित संरचन है।

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1. कानूनी स्तर - औपचारिक संगठन की प्रमुख विशेषता यह है कि इन्हें कानूनी मान्यता प्राप्त होती है। विधायिका द्वारा पारित अधिनियमों तथा सरकार द्वारा बनाए गए कानूनों के अन्तर्गत सरकारी संगठनों का निर्माण होता है। भारतीय रेलवे, राजस्थान राज्य पथ परिवाहन निगम, अखिल भारतीय आयुर्विज्ञान संस्थान तथा भारतीय लोक प्रशासन संस्थान इत्यादि औपचारिक संगठन किसी न किसी कानून के अन्तर्गत निर्मित किए गए हैं। स्पष्ट है जो कानून संगठन बनाने की अनुमति देता है। वह संगठन को कुछ अधिकार भी प्रदान करता है। औपचारिक संगठन में कार्यरत कार्मिक को अपने कार्य निष्पादन पल कानूनी अधिकार प्राप्त होते हैं। सत्ता का प्रवाह ऊपर से नीचे की ओर होता है।

2. कार्य विभाजन - प्रत्येक संगठन किसी न किसी लक्ष्य या उद्देश्य की प्राप्ति हेतु निर्मित दिया जाता है। उद्देश्य की प्राप्ति हेतु कुछ कार्य निर्धारित किए जाते हैं और औपचारिक संगठनों की यह विशेषता है कि संगठन में कार्यरत प्रत्येक कार्मिक को उसकी योग्यता या पद के अनुसार कार्य दिया जाता है। कार्य को पसोपानात्मक व्यवस्था के अन्तर्गत प्रत्येक स्तर पर प्रत्येक कार्मिक तक स्पष्टतः विभाजित एवं वितरित किया जाता है। सभी कार्मिक आपसी समन्वय के साथ कार्य को निष्पादित करते हैं, किन्तु सम्बन्ध अव्यक्तिगत ही बने रहते हैं। इस सम्बन्ध में एल. डी. व्हाईट कहते हैं संगठन कर्मचारियों की ऐसी व्यवस्था है, जिसमें ठोस उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए सबको अलग-अलग कार्य एवं दायित्व सौपे जाते हैं।

3. संरचना की प्रधानता - औपचारिक संगठनों में डिजाइन तथा ढाँचे की प्रधानता मिलती है। उर्विक के अनुसार, ढाँचे का अभाव असंगति, क्रूरता, विनाश तथा अकर्मण्यता का प्रतीक है। अतः औपचारिक संगठनों में स्पष्ट ढाँचे के अन्तर्गत कार्यरत सभी व्यक्तियों की प्रस्थिति तथा भूमिका निश्चित रहती है तथा इसमें सूचनाओं के आदान-प्रदान की व्यवस्था तथा सदस्यों के मध्य सम्बन्धों का पता चल जाता है। इनके ढाँचे को सूचीबद्ध किया जा सकता है।

4. स्थायित्व - यह औपचारिक संगठनों की प्रमुख विशेषता है। औपचारिक संगठन प्रायः अधिक स्थायी प्रकृति के होते हैं। यद्यपि परिस्थितियों के अनुरूप यह संगठन अपना ढाँचा तथा उद्देश्य बदल भी ते हैं, किन्तु सामान्यतः इनका निर्माण या गठन दीर्घविधि के लिए किया जाता है। औपचारिक संगठन यित्व के साथ-साथ समयानुसार विकसित भी होते जाते हैं। इनका आकार भी प्रायः बड़ा तथा आयामी कार्यक्षेत्र होता है।

5. नियम एवं व्यवस्थाएँ - सुस्पष्ट एवं सुविचारित नियमों प्रक्रियाओं तथा व्यवस्थाओं के अनुसार करना, औपचारिक संगठन की पहचान है। इस प्रकार के संगठनों में कार्यरत व्यक्ति (कार्मिक) अपनी न्द या नापसंद के अनुसार कार्य नहीं करते हैं। वरन संगठन के निर्धारित ढाँचे, नियमों तथा व्यवस्थाओं बद्ध होकर कार्य निष्पादित करते हैं। इन संगठनों के नियमों तथा व्यवस्थाओं को स्पष्टतः वर्णित भी जा सकता है।

6. चेतनापूर्वक निर्माण एवं स्वीकृति - औपचारिक संगठनों का निर्माण प्रायः जानबूझकर चेतनापूर्वक तथा सोच-समझकर किया जाता है। इस प्रकार के संगठनों को सम्बन्धित प्राधिकारी से मान्यता संगठनों का निर्माण सोच-समझकर किया जाता है। किन्तु दिया जाता है। चेस्टर बर्नार्ड के अनुसार, "किसी भी प्रथमतः किसी सामान्य उद्देश्य के लिए व्यक्ति कार्य या स्वीकृति प्राप्त होती है। यद्यपि इस प्रकार के इन संगठनों में भावनात्मक पक्ष पर ध्यान नहीं संगठन की विद्यमानता के लिए तीन पूर्व शर्ते हैं - प्रथम किसी सामान्य उद्देश्य के लिए व्यक्ति कार्य करें, दूसरा व्यक्ति सहयोग या योगदान के इच्छुक हों तथा तीसरा उनके मध्य संचार हो।

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